dijous, 7 maig, 2020

4 eines bàsiques per a empreses en procés de digitalització

La crisi del COVID-19 ha obligat moltes empreses a treballar a contrarellotge en la transformació digital. Això suposa que les organitzacions s’hagin d’adaptar a una nova realitat que passa per un domini, cada vegada més imprescindible, d’un seguit d’eines digitals que faciliten el treball a moltes empreses.

En aquest article us volem traslladar les característiques principals de 4 de les moltes eines digitals que ens faciliten el dia a dia als treballadors d’empatica.net. Tot i que moltes de ben segur us sonaran, d’altres us poden resoldre algunes de les necessitats que apareixen en el nou escenari laboral que es presenta.

Google Drive

La suite de Google és extensa i ofereix múltiples funcionalitats gratuïtes i fàcils de gestionar. A empatica.net n’utilitzem diverses, però destaquem Google drive, un servei d’allotjament d’arxius al núvol que permet penjar i compartir diversos formats d’arxiu (documents, presentacions, música, fotos, vídeos, etc.), així com crear-ne d’altres en línia que els diferents usuaris que hi tinguin accés poden editar. A més, es permet l’accés des de qualsevol dispositiu (ordinador, tablet o mòbil).

Alguns dels principals avantatges de google drive són:

  • La possibilitat d’accedir als arxius a través del protocol de seguretat HTTPS, i per tant, treballar de forma segura.
  • La seva senzillesa d’ús, ja que manté molta similitud amb el paquet office, i per tant, qualsevol persona que sàpiga utilitzar office podrà treballar amb Google drive sense cap problema.
  • Drive permet guardar qualsevol tipus d’arxiu per a ser organitzat o compartit, ja siguin fotos, vídeos, fulls de càlcul i presentacions.
  • Compta amb un potent cercador intern, que no només permet localitzar els arxius de forma ràpida, sinó que fins i tot és capaç de reconèixer objectes i elements que es troben dins de les fotografies.
  • Permet treballar sense connexió, així no ens cal estar connectats a la xarxa per tal de poder-hi accedir.
  • El fet de poder gaudir de totes aquestes prestacions de forma gratuïta també és quelcom a tenir en compte.
  • Treball col·laboratiu: Totes les aplicacions de la suite de Google permeten treballar de forma col·laborativa i en remot, de manera que quan es crea un arxiu, et permet escollir qui el pot veure o modificar, a més, en fa còpies de de seguretat de manera automàtica i té registre de canvis, que permet veure qui ha fet modificacions i revertir els canvis.

Per aquestes raons creiem que pot cobrir les necessitats d’un gran nombre d’empreses, i per tant, us en recomanem l’ús. Aquí podeu descarregar Google Drive.

Trello

Trello és una fantàstica eina per a coordinar equips de treball i organitzar tasques, que destaca per la seva versatilitat i facilitat d’ús. Podríem definir-lo com una llista de llistes. A simple vista destaca per la seva disposició en forma de taulells virtuals, com si es tractés d’una mena de “post-it” digital que podem organitzar d’acord a les nostres prioritats, a les dates d’entrega... i al que podem afegir les anotacions i informacions necessàries per poder treballar correctament en equip.

Aquesta eina està basada en el mètode japonès Kanban, que proposa un sistema d’ús col·laboratiu, i permet gestionar des d’un complexíssim projecte fins a una llista de la compra. És per això que es tracta d’una de les eines més populars, ja que s’adapta a qualsevol tipus de projecte i en permet una gestió en equip.

Un altre dels seus punts forts és el seu aspecte visual, ja que és molt fàcil seguir l’estat de les tasques i els projectes i ho fa d’una forma molt atractiva visualment.

Per a totes aquelles empreses que necessiteu portar una organització òptima de les tasques, així com un seguiment acurat dels projectes i que acostumeu a treballar en equip, aquesta és una eina que no pot faltar en els vostres ordinadors.

Trello està disponible des del navegador, però també està en format d’aplicació a iOS i Android i, tot i existir una versió de pagament, la versió gratuïta és molt completa, per la qual cosa us animem a provar-la.

Fent clic aquí podeu registrar-vos a Trello.

Skype

Durant el confinament han proliferat múltiples plataformes de videotrucada que han permès a moltes empreses, famílies i amics continuar mantenint un contacte virtual constant (zoom, houseparty, duo, etc). No obstant això, a empatica.net utilitzem Skype, possiblement el principal referent des de fa anys pel que fa a aplicacions de videotrucades .

Si bé és cert que les alternatives que existeixen estan a l’altura d’Skype en molts aspectes, el fet de portar més anys al mercat fa que gaudeixi d’una gran popularitat, i per tant, es tracta de l’eina més instaurada en la majoria d’empreses.

Algunes de les funcionalitats més interessants d’Skype són:

  • Videotrucades de fins a 50 persones alhora.
  • Enregistrament de les videotrucades per a tornar a visualitzar-les o per si algú no ha pogut assistir a la reunió.
  • Fons personalitzats, fet que afegeix un toc exclusiu i divertit alhora.
  • Compartir arxius directament des del nostre ordinador.
  • Compartició de la pantalla
  • Publicar una enquesta i celebrar una bateria de preguntes i respostes

Està indicada per a petites i mitjanes empreses i té una fàcil integració amb altres eines que s’estan utilitzant. L’aplicació és compatible amb Android, iOS, navegador web, alexa, etc. i tot i oferir diversos plans de subscripció, la versió gratuïta és prou potent.

Si no teniu l’skype instal·lat a l’ordinador o dispositiu mòbil, esteu a un clic de distància de fer-ho.

Slack

Pel que fa a la missatgeria instantània, a empatica.net utilitzem slack. Es tracta d’una eina de comunicació que mostra el seu màxim potencial quan es treballa en equip i/o de forma remota, i en general pot aplicar-se a gairebé qualsevol àmbit i tipus d’empresa.

Es podria considerar el whatsapp per a empreses, ja que centralitza la comunicació d’una organització en un únic lloc, ja siguin missatges grupals, segmentats per canals o bé privats. Tot i això és menys intrusiu i permet enviar arxius, cercar històric de conversa, etc, així com la connexió amb apps de tercers (Google Drive, Trello, Skype, Zoom, Twitter…) , de manera que, des de les converses al xat, es poden dur a terme accions amb aquestes aplicacions sense necessitat de sortir d’Slack.

Un punt a tenir en compte és que presenta un sistema de notificacions avançat que permet personalitzar si volem rebre avisos només en cas que ens hagin mencionat, ens hagin enviat un missatge privat, o algú hagi fet algun comentari en relació a una paraula clau prèviament definida, per exemple el nom d’un client.

A més ofereix un toc distès i dinàmic a l’empresa durant les converses, ja que està connectada amb Giphy i permet enviar gifs animats als nostres companys.

De la mateixa manera que ens ha passat a nosaltres, un cop en feu un bon ús, estem segurs que s’incorporarà ràpidament al dia a dia de la vostra empresa.

Descobriu aquí el xat professional per excel·lència.

En aquest article us hem deixat quatre eines que nosaltres portem temps utilitzant però que han adquirit un grau de rellevància més elevat a conseqüència del moment que estem vivint. Són quatre eines molt útils que ens permeten organitzar la feina, les tasques i els projectes i que ens ofereixen la possibilitat de continuar treballant en equip des de la distància.