Jueves, 7 Mayo, 2020

4 herramientas básicas para empresas en proceso de digitalización

La crisis del COVID-19 ha obligado muchas empresas a trabajar a contrarreloj en la transformación digital. Esto supone que las organizaciones tengan que adaptarse a una nueva realidad que pasa por un dominio, cada vez más imprescindible, de una serie de herramientas digitales que facilitan el trabajo de muchas empresas.

En este artículo os queremos trasladar las características principales de 4 de las muchas herramientas digitales que nos facilitan el día a día a los trabajadores de empatica.net Aunque muchas os sonarán, otras os pueden resolver algunas de las necesidades que van apareciendo en este nuevo escenario laboral.

Google Drive

es extensa y ofrece múltiples funcionalidades gratuitas y fáciles de manejar. A empatica.net utilizamos diversas, pero destacamos Google drive, un servicio de alojamiento de archivos en la nube que permite colgar y compartir varios formatos de archivo (documentos, presentaciones, música, fotos, vídeos, etc.), así como crear otros en línea que los diferentes usuarios que tengan acceso pueden editar. Además, se permite el acceso desde cualquier dispositivo (ordenador, tablet o móvil).

Algunas de las principales ventajeas de Google Drive son:

  • La posibilidad de acceder a los archivos a través del protocolo de seguridad HTTPS, y, por tanto, trabajar de forma segura.
  • Su sencillez de uso, ya que mantiene mucha similitud con el paquete office y, por lo tanto, cualquier persona que sepa utilizar office podrá trabajar con Google Drive sin ningún problema.
  • Drive permite guardar cualquier tipo de archivo para ser organizado o compartido, ya sean fotos, vídeos, hojas de cálculo y presentaciones.
  • Cuenta con un potente buscador interno, que no sólo permite localizar los archivos de forma rápida, sino que incluso es capaz de reconocer objetos y elementos que se encuentran dentro de las fotografías.
  • Permite trabajar sin conexión, así no necesitamos estar conectados a la red con el fin de poder acceder.
  • El hecho de poder disfrutar de todas estas prestaciones de forma gratuita también es algo a tener en cuenta.
  • Trabajo colaborativo: Todas las aplicaciones de la suite de Google permiten trabajar de forma colaborativa y en remoto, por lo que cuando se crea un archivo, te permite elegir quién puede ver o modificar, además, hace copias de seguridad de manera automática y tiene registro de cambios, que te permite ver quién ha hecho modificaciones y revertir los cambios.

Por estas razones creemos que puede cubrir las necesidades de un gran número de empresas y, por lo tanto, os recomendamos su uso. Aquí podéis descargar Google Drive.

Trello

Trello es una herramienta fantástica para coordinar equipos de trabajo y organizar tareas, que destaca por su versatilidad y facilidad de uso. Podríamos definirlo como una lista de listas. A simple vista destaca por su disposición en forma de tableros virtuales, como si se tratara de una especie de "post-it" digital que podemos organizar de acuerdo con nuestras prioridades, las fechas de entrega ... y en el que podemos añadir las anotaciones e informaciones necesarias para poder trabajar correctamente en equipo.

Esta herramienta está basada en el método japonés Kanban, que propone un sistema de uso colaborativo, y permite gestionar desde un complejísimo proyecto hasta una lista de la compra. Es por ello por lo que se trata de una de las herramientas más populares, ya que se adapta a cualquier tipo de proyecto y permite una gestión en equipo.

Otro de sus puntos fuertes es su aspecto visual, ya que es muy fácil seguir el estado de las tareas y los proyectos y se puede hacer de una forma muy atractiva visualmente.

Para todas aquellas empresas que necesite llevar una organización óptima de las tareas, así como un seguimiento de los proyectos y que acostumbra a trabajar en equipo, ésta es una herramienta que no puede faltar en sus ordenadores.

Trello está disponible desde el navegador, pero también en formato de aplicación en iOS y Android, y aunque exista una versión de pago, la versión gratuita es muy completa, por lo que os animamos a probarla. 

Haciendo clic aquí podéis registraros en Trello.

Skype

Durante el confinamiento han proliferado múltiples plataformas de videollamada que han permitido a muchas empresas, familias y amigos seguir manteniendo un contacto virtual constante (zoom, houseparty, duo, etc). Sin embargo, en empatica.net utilizamos Skype, posiblemente el principal referente desde hace años en lo que hace referencia a aplicaciones de videollamadas.

Si bien es cierto que las alternativas que existen están a la altura de Skype en muchos aspectos, el hecho de llevar más años en el mercado hace que tenga gran popularidad y, por lo tanto, se trata de una herramienta más instaurada en la mayoría de empresas.

Algunas de las funcionalidades más interesantes de Skype son:  

  • Videollamadas de hasta 50 personas a la vez. 
  • Grabación de las videollamadas para volver a visualizarlas o por si alguien no ha podido asistir a la reunión. 
  • Fondos personalizados, hecho que añade un toque exclusivo y divertido. 
  • Compartir archivos directamente desde nuestro ordenador. 
  • Compartir pantalla.
  • Publicar una encuesta y celebrar una batería de preguntas y respuestas.

Está indicada para pequeñas y medianas empresas y tiene una fácil integración con otras herramientas que se están utilizando. La aplicación es compatible con Android, iOS, navegador web, alexa, etc. y, a pesar de ofrecer varios planes de suscripción, la versión gratuita es bastante potente.

Si no tenéis skype instalado en el ordenador o en el dispositivo móvil, estáis a un clic de distancia de hacerlo.

Slack

En cuanto a mensajería instantánea, en empatica.net utilizamos Slack. Se trata de una herramienta de comunicación que muestra su máximo potencial cuando se trabaja en equipo y/o de forma remota y, en general, puede aplicarse a casi cualquier ámbito y tipo de empresa.

Se podría considerar el whatsapp para empresas, ya que centraliza la comunicación de una organización en un único lugar, ya sean mensajes en grupo, segmentados por canales o bien privados. Sin embargo es menos intrusivo, y permite enviar archivos, buscar histórico de conversación, etc, así como la conexión de aplicaciones de terceros (Google Drive, Trello, Skype, Zoom, Twitter…), de forma que desde las conversaciones de chat se pueden llevar a cabo acciones con estas aplicaciones sin necesidad de salir de Slack.

Un punto a tener en cuenta es que presenta un sistema de notificaciones avanzado que permite personalizar si queremos recibir avisos sólo en caso de que nos hayan mencionado, nos hayan enviado un mensaje privado, o alguien haya hecho algún comentario en relación a una palabra clave previamente definida como, por ejemplo, el nombre de un cliente.

Además ofrece un toque distendido y dinámico durante las conversaciones, ya que está conectada con Giphy y permite enviar gifs animados a nuestros compañeros.

Del mismo modo que nos ha pasado a nosotros, una vez haga un buen uso, estamos seguros de que se incorporará rápidamente al día a día de su empresa. Descubrid aquí el chat profesional por excelencia.

En este artículo os hemos dejado cuatro herramientas que nosotros llevamos tiempo utilizando pero que han adquirido un grado de relevancia más elevado como consecuencia del momento que estamos viviendo. Son cuatro herramientas muy útiles que nos permiten organizar el trabajo, las tareas y los proyectos y que nos ofrecen la posibilidad de continuar trabajando en equipo desde la distancia.